Wat is besluitvorming en hoe verbeter je het?

Besluiten nemen is misschien wel één van de meest onderschatte kwaliteiten van teams. Veel teams slagen er goed in om ideeën en beelden met elkaar te delen. Om daar vervolgens in te blijven hangen. Soms oeverloos. Vaak is onduidelijk of en wanneer er een besluit is genomen. Of het besluit blijft zelfs helemaal uit.

Check de thermometer
Dat kan nog wel eens tot frustratie leiden. Zeker wanneer er verschillen in tempo bestaan. Een deel van het team staat te trappelen om te beslissen en anderen zijn er nog niet uit of klaar voor. Herken je frustratie rondom besluiten? Dan is de kans groot dat je daar iets te doen hebt. Zie het als een thermometer. Wat kun je zoal tegenkomen?

1. Wij nemen geen besluiten. De meeste teams onderschatten het aantal besluiten dat ze nemen. En niet zo’n beetje ook. Vaak denken we namelijk aan grote beslissingen. Maar we nemen elke minuut wel een besluit. Het ergens wel of niet over hebben. Iets wel of niet doen. De volgorde waarin je dingen bespreekt. Een vraag wel of niet stellen. Alles is een keuze. Elk gesprek bestaat uit talloze minibesluiten.
   
   
2. Daar gaan wij niet over. Het komt ook voor dat teams in de veronderstelling zijn dat ze geen besluit kunnen nemen. Dat het besluit van of aan iemand anders is. Terwijl je altijd meer invloed hebt dat je denkt. Mogelijk kun je een deel van de beslissing nemen, advies geven, lobbyen, medestanders zoeken of onderbouwen. Zelfs als je de uiteindelijke klap zelf echt niet kan of mag geven.
   
   
3. We komen er niet uit. Je kunt met besluitvorming allerlei kanten op. Sommige teams geloven heilig in de meeste stemmen gelden: handjes omhoog en het is duidelijk. Andere teams geloven meer in consensus of polderen: we hakken de knoop door als we overeenstemming hebben over het besluit. Om hiërarchie niet te vergeten: iedereen mag een mening hebben, maar de ‘baas’ (lees: directeur, leidinggevende, projectleider, voorzitter) hakt de knoop door. In alle gevallen krijg je een besluit. Alleen is het zelden de beste oplossing.

Sneller besluiten nemen
Wil je sneller besluiten nemen? Dan is het goed om te weten dat de snelheid aanzienlijk stijgt wanneer jullie voorstellen gaan doen. Letterlijk. ‘Ik stel voor dat we…’ Hoe concreter je iets maakt, hoe beter je teamgenoten ja of nee kunnen zeggen.

Betere besluiten nemen
De kwaliteit van een besluit verhoog je door alle stemmen te horen. Laat iedereen in een paar zinnen zijn of haar mening geven. Ook de collega’s die meestal liever luisteren. Ook de collega die ‘alleen maar kan klagen’. Zet een timer als het nodig is. Je krijgt gegarandeerd invalshoeken of informatie die anders is dan wat jij al in je hoofd hebt.

Durf te kiezen
Nog steeds lastig? Onthoud: je hoeft geen perfect besluit te nemen. Je hoeft alleen maar een besluit te nemen. Vraag je oprecht af wat er misgaat als je een bepaalde keuze maakt. Er zijn maar weinig beslissingen onomkeerbaar.

Nog steeds spannend? Noem het een experiment of een pilot. Ik stel voor dat we optie a kiezen en het minimaal vier weken proberen. Zo verlaag je de drempel om in beweging te komen. We kennen zelfs teams waar ‘experimenten’ inmiddels al jaren draaien. Dat is misschien het andere uiterst, maar zoek je sweet spot tussen in beweging komen en hardop durven kiezen. Good enough is the new perfect.

Besluit genomen?
De kogel is door de kerk. Lekker! Vergeet alleen niet om je besluit te borgen. Soms verbinden teams een veel te grote actie aan hun beslissing. Zonde om gelijk een nieuwe hobbel op te werpen. En nergens voor nodig. Wat is de eerste, kleine actie die je gaat doen na het nemen van het besluit? En wie gaat dat doen of bewaken? Maak het klein en concreet.