De samenwerking verbeteren… Het staat hoog op de wensenlijst van menig team, afdeling, organisatie of keten. Niet verrassend is er allerlei informatie en advies over te vinden. Waardevol? Mwah. Meestal is het ontmoedigend, omslachtig of boordevol algemeenheden: samenwerking verbeteren is lastig, het duurt lang en je kunt het zeker niet zelf.
Vaak mist de essentie om echt aan de slag te gaan. Jammer, want dat is nergens voor nodig! Je komt al een heel eind wanneer je onderstaande stappen volgt en de vragen voor jezelf beantwoordt. Laten we beginnen. Hier komt jouw stappenplan voor het verbeteren van elke samenwerking.
Stap 1: Leer jezelf aan om de harde en de harde én de zachte kant te koppelen
Samenwerking heeft altijd twee kanten. Er is een 'harde kant' met tastbare zaken als visie, strategie, richting, doelen stellen, besluitvorming en implementatie. Daarnaast bestaat een 'zachte kant' waar de wat meer ongrijpbare onderwerpen onder vallen als veiligheid, vertrouwen, respect en communicatie.
Op welke kant richt jij meestal als eerste je aandacht? Iedereen heeft namelijk een natuurlijke voorkeur. Dat is heel normaal. Maar wat denk je dat er gebeurt als mensen met verschillende voorkeuren gaan samenwerken? Of wanneer een team een andere voorkeur heeft dan een klant? Gedoe!
Besef je goed dat hard en zacht allebei altijd aanwezig zijn. Sterker nog: de harde en de zachte kant zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Altijd. Per direct. Als je bijvoorbeeld een nieuwe strategie presenteert (hard), dan gaat mensen daar iets van vinden (zacht).
De ene kant is niet beter dan de andere. Het maakt ook niet uit welke voorkeur je hebt. Jouw eerste stap naar een betere samenwerking is: leer jezelf aan om de harde en zachte kant altijd en direct aan elkaar te koppelen. Hoe je dat doet? Zorg dat je steeds vaker en steeds beter naar buiten weet te krijgen wat er aan de binnenkant speelt bij de mensen met wie je samenwerkt. Stel open vragen en wees nieuwsgierig naar de antwoorden.
Stap 2: Kijk naar het collectief en de patronen
De meeste leiders en managers die wij spreken, houden zich vooral bezig met individuen als er resultaten gehaald moeten worden. Er is een slimmere en snellere manier om een team in de beweging te krijgen en te houden. Kijk vanaf vandaag naar het collectief als geheel: hoe gaat het team als geheel met elkaar om? Hoe praat het team als geheel met elkaar? Hoe pakken ze hun werk aan? Hoe nemen ze beslissingen? Hoe gaan ze om met conflicten? Wat gebeurt er als de druk toeneemt?
Daar zit een belangrijk uitgangspunt achter: zoals een team één ding doet, doet het alles. Elk team maakt gebruik van teampatronen die beperken of versterken. Wanneer teams zich bewust worden van patronen, dan zijn ze goed in staat om te beoordelen of dat patroon helpend is richting de doelen die ze willen behalen. Bovendien weet het team zelf het beste welk gedrag het er mogelijk voor in de plaats wil zetten.
Stap 3: Ga werken in een hartslag
Als je aan teams vraagt of ze resultaten willen halen, dan zeggen er maar weinig ‘nee’. Als je vraagt wanneer ze die resultaten gaan halen, dan blijft het doorgaans stil. In de waan van de dag lukt het maar heel weinig teams om structureel tijd vrij te maken om samen te werken aan datgene wat het meest belangrijk is. Sowieso al jammer natuurlijk. Zeker omdat de meeste mensen dit niet weten: door structuur aan te brengen komen de vaste teampatronen en gewoontes op tafel.
Teams met een sterke samenwerking doen hun teamontwikkeling er niet 'even bij'. Ze werken samen in een regelmaat aan wat het meest belangrijk voor ze is. In een hartslag: vaste momenten waarin het team taken uitvoert die leiden naar de belangrijkste doelen én waarin tijd is om stil te staan bij de manier waarop ze dat doen (hun teamontwikkeling). De meest ideale hartslag is eens in de twee weken op een vast, ongestoord moment in de week. Vaker is prima. Minder vaak werkt helaas niet, want dan zijn de meeste teams echt kwijt waar het precies over ging en wat hen te doen staat.
Stap 4: De kracht van de kleine stap
Hoe eet je een olifant? Precies. In kleine hapjes. Breek je resultaten op in zo klein mogelijke stappen. En dat bedoelen we écht klein. Zo klein, dat je er onmogelijk tegenop kunt zien. Dat je elke hartslag opnieuw samen acties kunt afronden. Dat je zo vaak mogelijk het gevoel krijgt dat je succes hebt. Wekelijks (of vaker) feestjes kunt vieren met elkaar. Geloof ons: dat smaakt naar meer! Kleine stappen zijn vrijwel altijd bij te sturen. Dat maakt teams heel wendbaar om van koers te veranderen als dat nodig is. Toch verlies je nauwelijks snelheid, omdat je in korte tijd heel veel stapjes kunt zetten.
Met één kanttekening: breng de kleine stappen duidelijk in beeld voor iedereen die meewerkt aan het resultaat. Dat kan fysiek aan de muur of digitaal. Op deze manier zie je de voortgang in een oogopslag. Je weet direct waar je elkaar moet helpen. Als bijkomend voordeel kun je afwijkingen direct zien. Je weet onmiddellijk wanneer een actie blijft hangen.
Stap 5: Zichtbaar en meetbaar
De meeste organisaties onderschrijven het belang van meten en cijfers om te kunnen sturen: van financiële cijfers, KPI’s, verzuim, klant- en medewerkerstevredenheid tot het aantal klachten. Toch zijn er nauwelijks organisaties die cijfers over hun samenwerking hebben. Moet je je voorstellen dat je op een onbekende snelweg rijdt zonder dashboard en navigatie. Het is maar een gok of je veilig op koers blijft met de juiste snelheid en met voldoende brandstof om de bestemming te halen. En dat terwijl samenwerking juist het meest beïnvloedbare risico is. En dé voorspeller van resultaat!
Meten dus, die kwaliteit van samenwerking! Doe je dat voor één team, dan bouw je aan je beste team ooit. Ga je dit voor alle teams meten en visueel weergeven en kun je de trends inzichtelijk maken, dan bouw je aan de beste samenwerking ooit waarin medewerkers, klanten en partners als ambassadeurs aan je verbonden blijven. Met resultaten die ertoe doen als gevolg. Keer op keer. Denk je eens in hoeveel meer voldoening en betekenis jij gaat ervaren. En met jou mogelijk... iedereen.
Hoe nu verder?
Wanneer je met dit stappenplan een basis voor je samenwerking hebt gelegd, kun je aan de slag met het verbeteren ervan. Geen enkele samenwerking groeit namelijk als je er geen aandacht aan besteed. Je werkt samen met mensen, niet machines. Elke dag gebeuren er dingen die van invloed zijn op de samenwerking. Op basis van de informatie uit de metingen kun je op elk moment de focus verleggen.
En... maak het jezelf niet te moeilijk. Probeer, experimenteer en leer naar hartenlust! Je kunt met elk van deze stappen aan de slag. De volgorde maakt niet uit. Met welke stap je ook begint en hoe ver je ook komt: je levert elke keer een bijdrage aan het verbeteren van samenwerking. Heb je hulp nodig of een stok achter de deur? Dan is er STARLING software.