Besluiten nemen is misschien wel één van de meest onderschatte kwaliteiten van teams. Veel teams slagen er heel goed in om ideeën en beelden te delen met elkaar. Ik denk dit... Ik zie het zo... Om daar vervolgens in te blijven hangen. Soms oeverloos. Vaak is het onduidelijk of en wanneer er een besluit is genomen. Of het besluit blijft zelfs helemaal uit.
Check de thermometer
Dat kan nog wel eens tot frustratie leiden. Zeker wanneer er verschillen in tempo bestaan. Een deel van het team staat te trappelen om te beslissen en anderen zijn er nog niet uit of klaar voor. Herken je frustratie rondom besluiten? Dan is de kans groot dat je daar iets te doen hebt. Zie het als een thermometer. Welke valkuilen kun je zoal tegenkomen?
Wij nemen geen besluiten. Het komt voor dat teams denken dat ze geen besluiten nemen. Wees gerust: we onderschatten het aantal besluiten dat we nemen. Vaak denken we namelijk aan grote beslissingen. Maar we nemen elke minuut wel een besluit. Het ergens wel of niet over hebben. Iets wel of niet doen. De volgorde waarin je dingen bespreekt. Een vraag wel of niet stellen. Alles is een keuze. Elk gesprek bestaat uit talloze 'mini-besluiten'.
Daar gaan wij niet over. Het komt ook voor dat teams in de veronderstelling zijn dat ze geen besluit kunnen nemen. Dat het besluit van of aan iemand anders is. Terwijl je altijd meer invloed hebt dat je denkt. Mogelijk kun je een deel van de beslissing nemen, advies geven, lobbyen, medestanders zoeken of onderbouwen. Zelfs als je de uiteindelijke klap zelf echt niet kan of mag geven.
We komen er niet uit. Je kunt met besluitvorming allerlei kanten op. Sommige teams geloven heilig in de meeste stemmen gelden: handjes omhoog en het is duidelijk. Andere teams geloven meer in consensus of polderen: we hakken de knoop door als we overeenstemming hebben over het besluit. Om de welbekende hiërarchie niet te vergeten: iedereen mag een mening hebben, maar de ‘baas’ (lees: directeur, leidinggevende, projectleider, voorzitter) hakt uiteindelijk de knoop door. In alle gevallen krijg je een besluit... alleen is de kwaliteit niet altijd fantastisch.
Sneller besluiten nemen
Wil je sneller besluiten nemen? Dan is het goed om te weten dat de snelheid aanzienlijk stijgt wanneer jullie voorstellen gaan doen. Letterlijk. ‘Ik stel voor dat we…’ Hoe concreter je iets maakt, hoe beter je teamgenoten ja of nee kunnen zeggen.
Betere besluiten nemen
De kwaliteit van een besluit verhoog je door alle stemmen te horen. Laat iedereen in een paar zinnen zijn of haar mening geven. Ook de collega’s die meestal liever luisteren. Ook de collega die ‘alleen maar kan klagen’. Zet een timer als het nodig is. Je krijgt invalshoeken en informatie die anders zijn dan wat jij al in je hoofd hebt.
Durf te kiezen
Nog steeds lastig? Onthoud: je hoeft geen perfect besluit te nemen. Je hoeft alleen maar een besluit te nemen. Vraag je oprecht af wat er misgaat als je een bepaalde keuze maakt. Er zijn maar weinig beslissingen onomkeerbaar.
Experimenteer en leer
Nog steeds lastig? Noem het een experiment of een pilot. Ik stel voor dat we optie a kiezen en het minimaal vier weken proberen. Zo verlaag je de drempel om in beweging te komen. We kennen teams waar ‘experimenten’ inmiddels al jaren draaien. Dat is misschien het andere uiterste, maar zoek je sweet spot tussen in beweging komen en hardop durven kiezen. Good enough is the new perfect.
Besluit genomen?
De kogel is door de kerk. Lekker! Zorg ervoor dat jullie het besluit ook borgen. Wat is de eerste, kleine actie die jullie gaan doen nu het besluit is genomen? En wie gaat dat doen of bewaken? Maak het zo klein en concreet mogelijk.