top of page

4 manieren om elke vergadering beter te maken


Vergaderen: wat kan er veel tijd in gaan zitten. Nu zijn wij vaak de eersten om een goed gesprek aan te moedigen. Alleen gebeurt dat lang niet altijd tijdens een overleg. Terwijl je er meer invloed op hebt dan je mogelijk denkt. Bijvoorbeeld met deze 4 tips.



1. Stop ermee

Maar echt. We dare you. Kijk eens naar je agenda voor de komende dagen. Bij hoeveel afspraken vraag je je nog écht af waarom je er eigenlijk bij bent? Zeker bij terugkerende vergaderingen. Kijk kritisch. 


  • Wat kom je daar brengen? 

  • Wat kom je er halen? 

  • Wat gaat er beter als jij er bent? 

  • Wat gaat er mis als je er niet bent? 


Er is geen goed of fout. De antwoorden geven je alleen informatie. Wellicht kun je jezelf prima overbodig maken. Of je bijdrage op een andere manier leveren. Lees: zonder die vergadering. 


Veel vergaderingen hadden ook een e-mail kunnen zijn. Stap er dan uit! Ben je ervan overtuigd dat je toch beter kunt blijven? Doe dan je voordeel met tips hieronder.


2. Zeg meer hardop

Iedere vergadering knapt op als je je stem laat horen. En niet alleen op de inhoud, maar ook op de manier waarop jullie vergaderen. Zit je te balen tijdens een overleg? Stiekem je e-mails te lezen? Zeg het hardop! Als jij baalt of afgeleid bent, dan zijn er meestal meer.


Merk je dat je het ongemakkelijk of spannend vindt om zoiets te zeggen? Vraag je collega's dan eens welk cijfer ze de vergadering zouden geven. Gewoon proberen! De meeste mensen kunnen dat namelijk prima. De tweeën, vijven of negens vliegen je om de oren. 


Vergeet niet om door te vragen. Wat maakt dat het een ... (vul de genoemde cijfers in) is? Zo krijg je snel inzicht in wat er mankeert.


Wil je echt vergaderen voor gevorderden? Vraag dan ook wat jullie als team nodig hebben om een half puntje hoger te gaan scoren. 


  • Een besluit?

  • Snelheid? 

  • Koffie? 

  • Frisse lucht? 

  • Humor? 

De antwoorden zijn gegarandeerd de kortste weg naar leukere en effectievere vergaderingen. 


Bonustip! Vraag ook eens naar een cijfer als het gesprek juist heel fijn is. Waarom gaat het lekker? Kun je daar vaker of meer gebruik van maken?


3. Inkorten!

Weet je waarom de meeste vergaderingen een uur duren? Omdat het in de meeste digitale agenda's de standaard tijd is bij het aanmaken van een vergadering. 


Het kan ook anders.


Stel jezelf de vraag: als je 10 minuten tijd had met deze persoon of personen, wat zou je dan absoluut bespreken? Dát is de kern van wat jullie hebben te doen. Vraag jezelf vaker af hoeveel tijd iets nodig heeft en bewaak die tijd. 


Mogelijk is dat nog een brug te ver en zit je voor je gevoel muurvast in een betonnen vergaderstructuur. Begin dan met een klein stapje: maak je vergaderingen 5 minuten korter. Zo ga je in ieder geval niet rechtstreeks van de ene vergadering in de andere.


4. Voorzitter nieuwe stijl

Misschien houdt een van jullie de agenda of de tijd in de gaten tijdens vergaderingen. Kan hartstikke fijn zijn! Experimenteer ook eens met iemand die speciaal let op de manier waarop het gesprek wordt gevoerd. 


  • Is het gesprek gefocused? Ontspannen? Taai? Iets anders?

  • Is iedereen aan het woord of een enkeling?

  • Wordt er gelachen? Of juist eindeloos gemopperd of geklaagd? (Check dan ook Eerste hulp bij zeikerds in je team.) 


Ook hier is geen goed of fout: je houdt alleen een oogje op de manier waarop je samen overlegt. Zo kun je heel snel bijsturen wanneer je merkt dat de manier van vergaderen niet helpt om verder te komen. Dat scheelt ook veel tijd.

Comments


bottom of page