Het is één van de meest voorkomende patronen in teams: sommige teamleden zijn meer aan het woord dan anderen. Wist je dat het veel effect heeft op de dynamiek en effectiviteit van teams? Wat zijn de nadelen van verschillen in spreektijd? Wanneer wordt een ongelijke verdeling een probleem? En hoe kunnen teams een betere balans vinden? Zo pak je het aan. Maar dan net even anders.
Neem tijdens je volgende teamvergadering eens de tijd om te observeren. Je merkt waarschijnlijk op dat sommige teamleden sneller het woord nemen, voor langere tijd of zich vlot mengen in discussies. Aan de andere kant zijn er teamleden die meer afwachtend zijn, minder of zelfs helemaal niet aan het woord komen of pas reageren als er specifiek naar hen wordt gevraagd.
Verschillen in spreektijd zijn normaal
Het is heel gewoon. Wist je dat in de meeste teams maar liefst 80-90% van de spreektijd door slechts een paar teamleden wordt ingenomen?
Dit is op zich geen probleem: het is simpelweg een observatie. Tenzij we deze waarneming gaan interpreteren. Vaak denken we te weten wat deze observaties betekenen en aan die interpretaties koppelen we bepaald gedrag. Bijvoorbeeld:
"Anne zegt nooit iets. Het interesseert haar blijkbaar niet. Dan doe ik wel weer een voorstel."
"Jan zit weer op zijn stokpaardje. Wat is hij toch dominant! Ik bemoei me er niet meer mee."
Het effect hiervan is alleen dat teams méér van hetzelfde gedrag laten zien. Want de gewenste verandering blijft immers blijft uit. Dus teamleden die meer aan het woord zijn, gaan meer of vaker praten. Of harder... Teamleden die minder aan het woord zijn, worden stiller.
Het is heel begrijpelijk. Maar werkt dat voor een team? Natuurlijk niet. Anne gaat er niet ineens vaker een voorstel door doen. Jan gaat niet vanzelf meer vragen stellen of meer luisteren.
De nadelen van verschillen in spreektijd
En daar wil je als team toch vanaf. Er kleven namelijk veel nadelen aan deze situatie die de prestaties en dynamiek van het team negatief beïnvloeden:
Minder input en diversiteit aan ideeën: Wanneer enkele teamleden het woord domineren, blijven waardevolle ideeën en perspectieven van anderen onbenut. Dit kan de creativiteit en innovatie van het team beperken, wat leidt tot minder doordachte beslissingen en oplossingen.
Dalende betrokkenheid en motivatie: Teamleden die zich niet gehoord voelen, kunnen gefrustreerd raken, wat leidt tot afname van betrokkenheid en motivatie. Dit kan de werktevredenheid aanzienlijk beïnvloeden.
Minder representatieve beslissingen: Wanneer beslissingen worden genomen op basis van input van slechts een paar teamleden, weerspiegelt dat vaak niet de mening van het hele team. Dit kan leiden tot minder effectieve beslissingen.
Ongelijk verantwoordelijkheidsgevoel: Het patroon waarbij sommige teamleden meer aan het woord zijn, kan het gevoel van eigenaarschap en verantwoordelijkheid ondermijnen. Teamleden kunnen de indruk krijgen dat hun inbreng niet belangrijk is, wat kan resulteren in een ongelijke verdeling van werk.
Gebrek aan persoonlijke ontwikkeling en groeikansen: Als niet iedereen zijn of haar kennis en ervaring deelt, missen teams kansen om van elkaar te leren, wat de algehele teamontwikkeling belemmert.
De cijfersOnderzoek toont aan dat deze nadelen een aanzienlijke impact hebben:
Participatie en betrokkenheid: Een gebrek aan participatie kan leiden tot een 25-50% lagere betrokkenheid van teamleden, aldus Harvard Business Review.
Creativiteit en innovatie: Teams die open communicatie bevorderen genereren tot 40% meer innovatieve ideeën, volgens IBM. Probleemoplossend vermogen: Diverse teams hebben een 35% hogere kans om complexe problemen effectief op te lossen, zegt McKinsey. Besluitvorming: Teams die alle stemmen benutten, nemen tot 30% betere beslissingen, aldus MIT. Emotionele impact: Teamleden die zich niet gehoord voelen, hebben een 75% grotere kans om het team of de organisatie te verlaten. |
De open deur: verklaren en structuur aanbrengen
Het loont dus om grote verschillen in spreektijd aan te pakken. Maar hoe? Veel teams hebben geen idee en wijken uit naar standaard oplossingen. Door te proberen om de verschillen te verklaren, bijvoorbeeld aan de hand van een kleurentest en persoonlijkheidstest. Of door de oplossing te zoeken in meer in structuur, bijvoorbeeld door gestructureerde brainstormsessies of het rouleren van spreekbeurten.
Toch blijkt dit vaak niet effectief. Dat komt omdat je te maken hebt met een teampatroon: herhalende gedrags- of interactiepatronen binnen een team die bepalen hoe teamleden samenwerken, communiceren en prestaties leveren. Het gaat over het gedrag van de groep. En dat gedrag verander je niet via alleen de structuur.
Net even anders: kijk naar patronen, niet naar personen
Het team heeft dus iets anders te doen: het onderliggende teampatroon aanpakken. Maar de meeste teams zijn blind voor eigen patronen: ze zien niet wat er aan de hand is.
Stel je voor dat er in jouw team mensen zitten die veel aan het woord zijn. Wat denk je dat er gebeurt als je daar een gesprek over gaat voeren? Wie gaat zijn mond wel en niet open doen? Bingo! Het patroon dat je wil aanpakken, zit vaak in de weg van de oplossing.
Het aanpakken van teampatronen vraagt dus om een zorgvuldige aanpak gericht op bewustwording. Dat begint met hardop benoemen: "het valt me op dat in ons team sommige mensen meer aan het woord zijn dan anderen". Bewustwording is namelijk de eerste stap op weg naar ander gedrag. Vanuit daar kun je samen werken aan verandering van gedrag: welk gedrag willen we hiervoor in de plaats zetten?
Waber, B., et al. (2014). Communication in teams: A study of communication patterns and effectiveness. Massachusetts Institute of Technology.
Schmitt, N., & Chan, D. (2004). The role of feedback in the job satisfaction and turnover process: A longitudinal study of a national sample. Journal of Applied Psychology, 89(5), 850-858.